A bejegyzésben a pénzügyi ellenőrzés jog kerül bemutatásra, melynek paraméterezésével a funkció Violetben elérhetővé, használható válik.

A pénzügyi ellenőrzéshez a következő jogosultsági beállítások érhetőek el:

• Engedélyezve: a jogosultság bekapcsolásával elérhetővé vállnak a pénzügyi ellenőrzések a rendszerben.
• Láthatóság: a jogosultság bekapcsolásával láthatóvá válik a Pénzügyi ellenőrzés menüpont, majd annak megnyitása után megjelennek a piszkozat, lezárt, vagy megszakított állapotú ellenőrzések.
• Létrehozás: a jogosultság bekapcsolása után a rendszerben lehetőség van pénzügyi ellenőrzés felvitelét kezdeményezni, megjelenik az ellenőrzés felvitel “+” gomb.
• Módosítás: a jogosultság bekapcsolásával van lehetőség piszkozatba lezárt ellenőrzések megnyitására, szerkesztésére, megszakítására.
• Törlés: a jogosultság bekapcsolásával a piszkozat ellenőrzések törlés funkciója válik elérhetővé.

A pénzügyi ellenőrzés hibamentes működéséhez a következő táblázatban látható egyéb jogosultságok beállítása is szükséges.

Jogosultság	Láthatóság	Létrehozás	Módosítás	Törlés	Engedélyezve
Metaadatok					X
Partnerek					X
Termékek					X
Bevételezés*					X

*A pénzügyi ellenőrzés használatához, annak a bizonylat kategóriának az engedélyezve jogára van szükség, amit ellenőrzés alá kívánunk vonni.

A Violetbe található egy mozgáskategória Pénzügyi ellenőrzés néven, melyhez mozgások rögzíthetőek, és összefüggő kapcsolatok révén van lehetőség megadni milyen mozgások bizonylatai kerüljenek ellenőrzésre. A paraméterezésnek köszönhetően a rendszerben megtalálható bármely bizonylat ellenőrzés alá vonható.

Új mozgás felvitele, szerkesztése

A Beállítások/Metaadatok/Készlet/Mozgások felvitele, szerkesztése során lehetőség van a Pénzügyi ellenőrzés kategória kiválasztására, mely után a képen látható módon minimális adatmegadásra van szükség az alapinformációk kártyán.

A kiegészítő beállítások kártyán mozgásonként van lehetőség megadni a Pénzügyi ellenőrzéshez minimum, maximum határétéket, és hozzájuk intervallumomként mennyi lehet a megengedett eltérés. Az ellenőrzés során az kerül megvizsgálásra, hogy a keresett összeg melyik határérték intervallumba kerül, és ahhoz mekkora eltérés engedélyezett, mellyel még lezárható az ellenőrzés. A képen látható példánál látható, hogyha 0-100 000 Ft közé esik az ellenőrzés során keresett összeg, akkor 1000 Ft – os eltérés esetén még lezárható a folyamat, nagyobb eltérés esetén viszont nem lehetséges a rögzítés. Több intervallum is felvitelre kerülhet, amennyiben az intervallumok között átfedés található, mindig a legkisebb megengedett eltérés kerül figyelembe vételre. Amennyiben nincs megadva intervallum, vagy a keresett összeg egyik intervallumba sem tartozik bele, a megengedett eltérés automatikusan 0 lesz.

Ellenőrizendő mozgás meghatározása

A Beállítások/Metaadatok/Készlet/Mozgás kapcsolat felület megnyitásakor felvitelnél/szerkesztésnél van lehetőség beállítani, hogy melyik bizonylatkategória, melyik mozgását szeretnénk ellenőrizni. Az itt megadott kapcsolatok alapján lesz lehetőség a Pénzügyi ellenőrzésbe bedolgozni a rendszerben megtalálható ellenőrizendő bizonylatokat. A pénzügyi ellenőrzést mindig a folyamat utolsó kategóriájaként szükséges felvenni.

A pénzügyi ellenőrzés beállítása megegyezik a többi összefüggő bizonylat kapcsolat létrehozási folyamatával. Tovább olvasom →

Abban az összefüggő kapcsolatban, ahol a Pénzügyi ellenőrzés van összeköttetésben egy másik kategóriával a paraméterező felületen csak a Teljesítés szintje állítható.

• Teljesítés szintje: Bizonylat fej alapján
  • Ha az ellenőrizendő bizonylatról, akár csak egy tétel rákerül a pénzügyi ellenőrzésre, akkor a teljes bizonylat ellenőrzöttnek minősül.
• Teljesítés szintje Bizonylat tétel alapján
  • Ha az ellenőrizendő bizonylatról minden tétel rákerül a pénzügyi ellenőrzésre, akkor a bedolgozott bizonylat állapota ellenőrzött lesz, de ha akár egy tétel is törlésre kerül, akkor a kiinduló bizonylat állapota rész ellenőrzött állapotra kerül, és a nem ellenőrzött tételek újból feldolgozhatóvá vállnak.

A pénzügyi ellenőrzés modul lényege, hogy a Violetbe felvett bizonylatokat legyen lehetőség ellenőrizni. A funkció legnépszerűbb használata, amikor a boltokban készült bevételezések kerülnek összehasonlításra a szállító által kiállított papír alapú számlákkal. Ebben az ellenőrző folyamatban megtörténik a bevételezések, és a kapott számlák ellenőrzése is, és ez alapján kerülnek a szállítók kifizetésre.

Lista nézet

A Pénzügyek/Pénzügyi ellenőrzés menüpontra kattintva egy a rendszerben már jól ismert lista nézet kerül megnyitásra. Amennyiben a boltválasztóban egy bolt van kiválasztva, akkor adott bolt pénzügyi ellenőrzései láthatóak, ha egy boltcsoport kerül kiválasztásra, akkor az adott boltcsoportba tartozó boltok ellenőrzései jelennek meg, illetve a boltválasztó függvényében lesz lehetőség a bizonylatok bedolgozására. Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy egyszerre több különböző bolt bizonylataival lehessen dolgozni. A listában azok az ellenőrzések szerepelnek, amikkel már folyt munka, az aktuális állapotuk mindig az állapot mezőből látható. A megjelenítendő oszlopokban a Pénzügyi ellenőrzésekre vonatkozó legfontosabb információk találhatók meg, melyek közül többre keresési lehetőség van.

A rendszerben megismert infromációs sáv ki/be kapcsolási lehetőség megtalálható a felületen. Bekapcsolt állapotban a jobb oldali sáv két részre osztható.

• Felső részen az ellenőrzésbe megtalálható értékek összegzése látható
  • Keresett összeg: Ellenőrző adatok bucin megadott értékek
  • Számolt összeg: A bedolgozott bizonylatokból automatikusan számolt értékek összesítője
  • Különbség: Keresett összeg – Számolt összeg különbsége
• Alsó részen a bedolgozott bizonylatok adatai láthatóak

A kebab menüben a következő funkciók találhatóak meg, melyekkel a Pénzügyi ellenőrzésen műveletek hajthatóak végre.

• Megtekintés: Lezárt ellenőrzés nyitható meg megtekintésre, ahol a lezárás utáni legfőbb adatok találhatóak meg.
• Nyomtatás: A pénzügyi ellenőrzésről riport nyomtatására add lehetőséget a funkció.
• Szerkesztés: Piszkozat állapotú bizonylat nyitható meg szerkesztésre.
• Törlés: Piszkozat állapotú ellenőrzés végleges törlésére van lehetőség. Ebben az esetben az addig beemelt bizonylatok újból bedolgozhatóvá vállnak.
• Megszakítás: a funkció célja, hogy lezárt állapotú ellenőrzést is legyen lehetőség semmisé tenni, a gombra kattintva megszakításra kerül, majd a bedolgozott bizonylatok újból felhasználhatóvá vállnak.

Beállítások buci

A lista nézeten megtalálható + gombra bökve van lehetőség új Pénzügyi ellenőrzés felvitelének kezdeményezésére. A felvitel elkezdése után egy varázslós nézet tárul elénk. A bucikra kattintva, vagy a felület alján lévő gombok segítségével van lehetőség lépegetni a felületek között, az aktuálisan kiválasztott buci kék színnel van megjelölve.

A varázsló nézeten állva automatikus mentés van a háttérben, így nincs szükség munka közbeni mentegetésre, kizárólag a végleges lezárás során.

A varázsló nézeten állva bármikor boltválasztó módosítása történik, egy felugró üzenet megerősítése után van csak lehetőség boltot/boltcsoportot váltani, viszont ebben az esetben az aktuálisan nyitott felületről kilép a program.

Beállítások bucin első sorban szűrési feltétek megadására van lehetőség, ezzel is pontosítva, hogy milyen adatokkal lesz lehetőség a későbbiekben dolgozni. Két beállítási lehetőség van:

• Mozgásnév
  • Leggördülő menüből lehet választani a Pénzügyi ellenőrzés kategóriába tartozó mozgások közül.
  • A mozgás választása kötelező, és a kiválasztott mozgáshoz beállított ellenőrizendő mozgásokkal lesz lehetőség dolgozni a továbbiakban. Tovább olvasom →
• Partner
  • Legördülő menüből van lehetőség választani a rendszerben megtalálható partnerek közül.
  • Ha kiválasztásra kerül egy partner, akkor a későbbiek folyamán csak ehhez a partnerhez tartozó bizonylatok dolgozhatóak be. Ha nem kerül kiválasztásra partner, akkor a bedolgozott bizonylatról automatikusan történik a mező kitöltése.

Mozgás választása után továbblépni, az Ellenőrző adatok bucira vagy gombra kattintással lehetséges.

Ellenőrző adatok

A beállítások buciról tovább lépve az ellenőrző adatok felületre lépünk, ahol a rendszerben megtalálható bizonylatok, és a kézzel megadott papír alapú bizonylat adatok kerülnek felvitelre. A bedolgozandó gomb segítségével van lehetőség beemelni ellenőrzésre a bizonylatokat. A bedolgozandó gombon minden olyan bizonylat kategória megjelenik, amihez kapcsolva a Pénzügyi ellenőrzés beállításra került a mozgás kapcsolatoknál.

A bedolgozó ablakot megnyitva láthatóvá vállnak a bedolgozható bizonylatok, melyekre a következő szűrések érvényesek:

• A boltválasztóban kiválasztott érték
  • bolton állva, a felületen csak az adott bolt bizonylatai jelennek meg.
  • boltcsoporton állva, adott boltcsoportba tartozó boltok bizonylatai jelennek meg.
• Beállítások bucin megadott szűkítő feltételek:
  • Mozgásnév: a kiválasztott mozgáshoz kapcsolt mozgások bizonylatai jelennek meg.
  • Partner: ha volt kiválasztva partner, akkor csak a partnerhez tartozó bizonylatok jelennek meg.
• Bedolgozható bizonylatok
  • A felületen csak a bedolgozható bizonylatok jelennek meg, amik még egyáltalán nem kerültek feldolgozásra még, és azok a bizonylatok is, amiknek csak része került már beemelésre.
• Kiválasztás után csak azonos partner bizonylatai emelhetőek be, mivel egyszerre egy partner ellenőrizhető.

A kiválasztott bizonylat beemelése után egyből látható az információ sáv alsó részében a megjelenő bedolgozott bizonylat, továbbá a számolt összeg és a különbség is számításra kerül. Több bizonylat bedolgozása esetén teljesítés dátuma alapján történő rendezésbe lesznek láthatóak a bizonylatok, felül a legfrissebb dátumúval. A bizonylatok beemelése után a beemelt bizonylatok az automatikus mentés miatt a háttérben már ellenőrzött állapotúra váltanak, így elkerülve a többszőri feldolgozást.

A bedolgozott bizonylatokon elvégezhető műveletek:

• Bizonylat bruttó értéke melletti checkbox ki/be kapcsolásával elérhető, hogy a bizonylat törlése nélkül legyen lehetőség az adott bizonylat beleszámolására a számolt összegbe, vagy éppen kivételére, anélkül hogy a bizonylat törölni kellene, majd újra bedolgozni.
• Bizonylat törlése a kebab menüből törlés gombra kattintva bármikor elérhető, mely után a bedolgozó ablakból bármikor újból beemelhető lesz a bizonylat.

A papír alapon található bizonylatról kézzel történő adat megadás után az információs sávban a keresett összeg mező is töltődik, és ennek hatására a különbség is átszámításra kerül. Minden adat megadása után láthatóvá válik, hogy milyen eltéréssel kell számolni az ellenőrzés során.

Tételellenőrzések

Az ellenőrző adatok megadása után, amennyiben a különbség nagyobb mint amit el tudunk fogadni, akkor tételes vizsgálat szükséges, hogy melyik tétel okozza a keresett és számolt összeg közötti különbséget, ennek segítésére került létrehozásra tételellenőrzések felület.

A felületen a beemelt bizonylat tételei jelennek meg, melyeken a következő funkciók segítik a hibakeresést:

• Kereső
  • Keresési lehetőség van a termék több adatára.
• Rendezés
  • Minden oszlopon rendezési opció áll rendelkezésre.
• Pipálási lehetőség
  • Az első oszlopban megtalálható checkboxban rákattintással van lehetőség egy adott tételt pipálni, zölddel megjelölni, ezzel jelezve hogy az adott tételsor rendben van. (A pipás checkboxra kattintva a pipa ki is vehető)
• Aktuális sorok összegzése
  • Az utolsó oszlopban van lehetőség a sorok végére kattintani, és az adott sor és a felette elhelyezett minden termék bruttó értéke összeadásra kerül.
• Ikonsáv
  • Összevonás/Szétbontás
    • A nyilakat tartalmazó ikonnal van lehetőség azokat a termékeket összevonni, amelyek esetében a termék, áfája, nettó ára, és hibajelzése is megegyezik. Ugyanezen gomb használatával van lehetőség a szétbontásra, tehát az összevonás előtti állapot visszaállítására.
  • Villanykörte
    • Különböző javaslatokat tesz a program, hogy mi vezethetett a talált eltérésekhez, melyek javítása segíthet a hibák megszüntetésében. A villanykörtére kattintva láthatóvá vállnak a javaslatok, ahol a terméknevekre kattintva a lista nézet leszűrésre kerül az adott termékre. A következő típusú javaslatok kerültek beépítésre:
      • Értesítés érkezik róla, ha a listában lévő azonos termékek eltérő árakon szerepelnek.
      • Figyelmeztet a program, ha a bizonylatról beemelt termékek áfája, és az aktuálisan a terméktörzsben lévő áfa eltérő.
      • Ellenőrzésre kerül, hogy a bedolgozott bizonylatok ársorai megegyeznek-e, ha nem, akkor arról is értesítés érkezik.
  • Frissítés
    • A gombra kattintva visszaáll minden az eredeti állapotba, felviteli sorrendbe, kizárólag a tétellista első oszlopában történ jelölések maradnak meg.

• Bizonylatok kezelése
  • Bizonylatok bedolgozása
    • Ezen a felületen is van lehetőség további bizonylatok beemelésére.
  • Bizonylatok törlése, felfüggesztése
    • Az információs sávban lévő bizonylat kebab menüjében lévő törlés funkcióval bármikor törölhető a kiválasztott bizonylat. (Utána újból bedolgozhatóvá válik.)
    • Lehetőség van a bizonylatok törlése nélkül az információs sávon lévő bizonylatoknál megtalálható checkbox ki/be jelölésével a bizonylat tételeit kezelni. A jelölés használatával a tétellistáról tudjuk a tételeket kivenni, illetve a számolt összegbe is így elérhető hogy ne számolódjon bele az adott bizonylat.

A tételek sorában található egy kebab menü melyben két funkció áll rendelkezésre:

• Tétel törlés
  • Törölhetőek a pénzügyi ellenőrzésbe bedolgozott tételek akár egyesével is, ez hasznos lehet ha az ellenőrizendő bizonylaton nem szerepel az adott tétel, és így az ellenőrzésből is törlésre kerül, így a különbség csökkenthető. A törölt tétel bármikor újra bedolgozható lesz.
• Hibás tétel
  • Lehetőség van a tételeket hibás megjelöléssel ellátni, illetve ár és áfa hiba esetén a jó értéket is megadni.
    • Hibás a tétel nettó ára
      • Az ár hiba checkbox bejelölése után van lehetőség új értéket megadni, vagy akár csak megjegyzés mezőben rögzíteni a hibát.
    • Hibás a tétel áfája
      • Az áfa hiba bejelölése után leggördülő menüből lehet a rendszerben található áfák közül kiválasztani a megfelelőt az adott termékhez, vagy akár megjegyzést fűzni a hibához.
    • Hibás a tétel mennyisége (Db)
      • A hiba bejelölése után új érték megadására nincs lehetőség, csak a megjegyzés mező kerülhet kitöltésre. (Mennyiségi hiba javítása a hibás bizonylat sztornózásával, és a jó bizonylat kiállításával lehetséges manuálisan.)
  • Hiba törlése
    • A hibák törölhetőek a checkboxokba lévő pipák kivétele utáni mentés gombra kattintással, illetve egyből is törölhetőek a hibák a Hiba törlése gomb segítségével.

A hibás tételek megjelölése, és új érték megadása után a tétel listában is láthatóvá vállnak a problémás termékek. Az első oszlopban lévő checkbox kap egy jelzést, illetve az adott sor pirossá válik. Abban az esetben ha került megadásra új érték, akkor a felületen ez is megjelenik, háttérbe szorítva a régi értéket, és az új értékkel átszámolódik a számolt összeg, ezáltal a különbség értéke is.

Áttekintés

A varázsló nézet utolsó bucijára lépve, egy áttekintés látható az eddigi munkáról, minden hasznos információval. A következő adatok kerülnek megjelenítésre:

• Alapadatok kártya
  • A pénzügyi ellenőrzésre vonatkozó fej adatokat tartalmazza, szerkesztésre való megnyitás után a megjegyzés mező tölthető, melynek értéke megjelenik a lista nézetben.
• Korrekciók kártya
  • Ezen a kártyán látható, hogy mennyi a különbség a keresett és számolt összeg között a javítások után, és mennyivel kerül korrekciózásra a pénzügyi ellenőrzés a lezárás során. A kártyán látható, ha a korrekciós összeg kisebb, mint a megengedett eltérés összege, akkor zöld pipát láthatunk, de ha nagyobb az eltérés a megengedettnél, akkor a képen látható piros jelölés jelenik meg, az egeret az ikonra húzva pedig kiírásra kerül, hogy mennyi az engedélyezett maximális eltérés. A zöld/piros jelölés megjeleik a buci megnevezésében is, így látható mikor lezárható az ellenőrzés még ha másik felületen is állunk. A Végleges mentés gomb addig inaktív míg nincs zöld jelzés, és a megengedett eltérés alá nem kerül a különbség. Tovább olvasom →
• Tétel lista
  • A tétel listán láthatóak egyben a pénzügyi ellenőrzésre felkerült tételek, de tabonként megtekinthetőek a hibás tételek is, így egyből látszik melyik hiba típusból mennyi van. A hibás tételek már a tételellenőrzésekről megismert piros jelzéssel vannak ellátva és a kebab menüből innen is megnyitható a hibák kezelésére szolgáló felület.
• Információs sáv
  • A korábbi felületeken megismert adatok láthatóak itt is, annyi különbséggel, hogy erről a felületről nem törölhetőek bizonylatok, és nem is kapcsolható ki a láthatóságuk.

Végleges mentés

A korábban ismertetett esetben, ha a végleges mentés gomb aktív, akkor a pénzügyi ellenőrzés lezárható. A gombra kattintva első körben megtörténik a hibás tételeknél megadott új értékek lemódosítása az eredeti bizonylatokon, ezáltal egy automatikus javítás történik, majd ha ez sikeres volt, akkor kerül sor az ellenőrzés lezárására. A sikeres mentés után a piros jelzés helyett zölddel látszódnak a javított termékek, melyek bármikor megtekinthetőek. A lezárás után már nincs lehetőség módosításra, szerkesztésre.

Megtekintés

A megtekintés felület a lezárt pénzügyi ellenőrzésen a lista nézetben dupla kattintással, vagy a kebab menüből érhető el. Az ellenőrzés lezárásakor látható adatok köszönnek vissza, tekinthetőek meg.

A funkció elérhetősége, használhatósága felhasználónként a jogosultságkezeléssel paraméterezhető. Tovább olvasom →